4. FASES DEL CICLO DEL PROYECTO
Identificación -------> Formulación o diseño ---------> Ejecución y Seguimiento --------> Evaluación
Las otras fases complementarias o periféricas son la programación y la financiación.
Identificación: Se lleva a cabo la labor de
recogida e interpretación de datos, se detectan los problemas, carencias o necesidades, y se estudian las alternativas para la solución del problema planteado. Es el momento de la gestación del proyecto y está orientada a sentar las bases del mismo.
Supone contextualizar y madurar la idea de aquello que se puede, se desea y es necesario hacer.
Pretende dar respuesta a las siguientes preguntas: qué está sucediendo, por qué está sucediendo, a quién afecta el problema, cómo les afecta, qué nueva situación queremos alcanzar, cómo podemos hacerlo.
Se interpreta, de la manera más objetiva posible, la realidad que interesa transformar. A través de este análisis se definen los problemas prioritarios, causas, efectos, áreas de intervención y eventuales soluciones a los problemas. Hay que mostrar, con datos que lo avalen, la realidad sobre la que vamos a intervenir.
En esta fase hay que tener claros los medios que vamos a emplear para recopilar la información y los criterios que vamos a emplear para analizarla.
Para analizar la información de la que disponemos, utilizamos el
método del EML (Enfoque del Marco Lógico) que nos permite hacer un análisis de participación, análisis de problemas, análisis de objetivos, análisis de las alternativas y análisis de estrategias. El EML es un método de planificación por objetivos. La herramienta que obtendremos al final de todo el proceso del EML es la
Matriz de Planificación del Proyecto; es un cuadro donde queda especificada la alternativa seleccionada como más adecuada para conseguir los objetivos, los parámetros de control oara determinar el logro de los objetivos, las fuentes de verificación, y los factores riesgo externo que pueden afectar al proyecto.
En esta fase se concreta el modo en que vamos a actuar así como las posibilidades de conseguirlo.
Formulación o Diseño: Se selecciona la alternativa más adecuada para conseguir el objetivo previsto; se planifican y organizan todas las actividades y recursos disponibles y se establecen las garantías para que el proyecto consiga su objetivo y perdure en el tiempo. En esta fase se define la matriz de planificación del proyecto y la programación de actividades y recursos. La formulación debe tener una consistencia lógica, es decir, si las actividades planteadas permiten cumplir los resultados y si estos contribuyen a lograr el objetivo.
Esta etapa trata de avanzar a partir de los análisis efectuados en la etapa anterior (identificación). Consiste en organizar los resultados obtenidos en el proceso de identificación, estableciendo estrategias, plazos, recursos, costes, etc.
Supone responder a las siguientes preguntas: Qué, Por Qué, Para Que, Cuánto, Dónde, Cómo, Cuándo, A quiénes, Quiénes, Con Qué.
- QUÉ se quiere hacer: definición clara y precisa del problema social. Recolectar y analizar toda la información disponible. Debemos contrastar lo que nosotros consideramos un problema, con la percepción que de esta situación tiene la población afectada. Se debe hacer una detallada observación de la realidad y recopilar la mayor cantidad de antecedentes. Se debe explicar la prioridad o urgencia que los problemas tienen y fundamentar o justificar la necesidad de invertir recursos para su solución. Debe ser una soolución adecuada, pertinente y viable.
- POR QUÉ se quiere hacer: Una vez identificada la situación problema, se deberán razonar el por qué se quiere intervenir, exponiendo la principales causas y efectos que tiene ese problema. para los sujetos involucrados; se trata de establecer las razones que justifican la realización del proyecto. Hay que destacar dos aspectos fundamentales: la prioridad y urgencia y la justificación de la propuesta de solución adoptada así como las posibles alternativas.
- PARA QUÉ se va a hacer: exponemos la finalidad del proyecto y los impactos o efectos esperados con el mismo. Para definir las finalidades de un proyecto, es necesario aclarar la justificación del proyecto y los objetivos perseguidos.
- los objetivos tratan de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Expresan los logors definidos que se busca alcanzar.
- efectos del proyecto: objetivos que se espera alcanzar
- impacto del proyecto: a qué fin contribuirá el proyecto si se desarrolla con éxito.
Hay que distinguir entre el objetivo general/objetivo principal, que es el propósito central del proyecto, y los objetivos específicos, inmediatos o complementarios (propósito que se desea alcanzar).
El logro de los resultados depende de la realización de las actividades; estos resultados pueden ser resultados materiales o servicios prestados.
- CUÁNTO SE QUIERE HACER, para que los objetivos tengan un carácter operativo hay que traducirlos en logors específicos, o sea, hay que indicar cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, en un plazo determinado y en un ámbito determinado.
- DÓNDE se va a hacer: Determinar el emplazamiento donde se ubicará. Hay que definir los lugares donde se va a implantar el proyecto. La cobertura espacial consiste en determinar el área a la que prestará servicios. Se tiene en cuenta el área de influencia del proyecto señalando el alcance de los servicios prestados.
- CÓMO se va a hacer: Especificar el instrumental metodológico y técnico que se usará para realizar las diferentes actividades.
- CUÁNDO se va a hacer: Determinación de la duración de cada una de las actividades mediante un cronograma de actividades.
- A QUIÉNES va dirigido: Identificar el grupo social que sufre el problema. Describir quiénes serán los beneficiarios directos e indirectos del proyecto
- QUIÉN lo va a hacer: y las funciones de cada uno.Informar sobre la organización, situación jurídica y administrativa, estructura, personal, etc. Se trata de informar acerca de las instituciones que serán las responsables de la planificación y ejeución del proyecto.
- CON QUÉ se va a hacer: Debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, es decir, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
Ejecución y Seguimiento: En esta fase se llevan a cabo las actividades que han sido planificadas en la fase anteriores y se gestionan los recursos disponibles. Lleva implícito el seguimiento de la ejecución; con este seguimiento se analiza si el proyecto está cumpliendo los objetivos o debe reorientarse.
Para que el proyecto tenga más posibilidades de éxito debería ser flexible.
Durante la etapa de ejecución del proyecto tendremos presente la puesta en marcha del
Plan Operativo o Plan de Acción, que será la herramienta que guiará las actividades que hay que llevar a cabo. El Plan Operativo analiza todas las actividades el proyecto, sus participantes, el cronograma de actividades y todos los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
En cuanto al seguimiento del proyecto no debemos perder de vista los indicadores y las fuentes de verificación que nos servirán para hacer los
informes de seguimiento que hay que presentar periódicamente a nuestros financiadores.
La etapa de jecución es la fase más práctica del ciclo de un proyecto pues es en la que en mayor medida se actúa sobre la realidad que se quiere trasnformar. En esta etapa es cuando se movilizan los recursos, se realiza el gasto, se llevan a cabo las actividades, se obtienen los resultados, y se alcanzan los objetivos.
El
monitoreo permite verificar el progreso y la condición de un proyecto y modificar su plan operativo; es una actividad interna realizada por el equipo del proyecto a lo largo de la ejecución del mismo.
Al hablar de seguimiento nos referimos a la necesidad de disponer de informaciones sobre qué actividades se están ejecutando y de qué manera y qué tipo de acciones hay que poner en marcha para corregir y anticipar desviaciones. Es, por tanto, un sistema de información y toma de decisiones que permite comparar lo planificado con lo realmente ejecutado, y es una base para reconducir la intervención.
El nivel básico de análisis se centra en las actividades; se preocupa sobre "qué hace" y "cómo lo hace". El seguimiento debe apreciar que la acción se desarrolla según las previsiones, y si fuese necesario enderezarla; este proceso permite reconducir desviaciones en la ejecución del proyecto, apuntar correcciones y proponer e incorporar ajustes en relación a lo programado.
Herramientas que usaremos en el seguimiento: informes periódicos suministrados por la dirección del proyecto; fichas de situación de stock, de crédito, etc; documentos contables y de gestión; visitas de supervisión al terreno; constatación de actividades y resultados; entrevistas con responsables de las diferentes áreas y formularios específicos diseñados para el seguimiento.
Entre los indicadores que podemos utilizar en el seguimiento de un proyecto, destán los siguientes:
- indicadores económicos: relativos a la evolución de los costos del proyecto, así como su rentabilidad.
- indicadores de funcionamiento o de organización
- indicadores técnicos
- indicadores de impacto social
- indicadores de impacto ambiental
La evaluación: Es el examen independiente y objetivo -realizado durante el proyecto o una vez finalizado- del contexto, objetivos, resultados, actividades y medios usados, efectuado para sacar conclusiones extrapolables.
Se deben analizar las repercusiones -deseadas o no.- del proyecto; su contribución al objetivo general y su grado de realización con respecto al objetivo específico y a los resultados. Se deben hacer recomendaciones, bien para la misma acción o proyectos análogos en el futuro.
En esta fase se trata de hacer una interpretación, analizando el grado de consecución de los resultados y las desviaciones con respecto a lo programado. Se analizan: los efectos o impactos, la eficacia, eficencia y pertinencia del proyecto, verificación de los logros y las lecciones aprendidas, recomendaciones y acciones correctivas y retroalimentación a otros proyectos.
