1. LA PLANIFICACIÓN
Según Ander Egg "es la acción que consiste en un utilizar un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí".
La Planificación es el primer momento de la gestión, cuando se identifican, ordenan y armonizan un conjunto de estrategias para alcanzar unas metas y objetivos.
En base al "tiempo" la podemos calificar de:
- Planificación Estratégica (también llamada de Desarrollo). Persigue objetivos generales. Consigna los objetivos, las políticas y las estrategias de largo plazo. Duración: 5-10 años. Plan.
- Planificación Táctica o de Gestión. Es a medio plazo y se centra en el desarrollo del Programa. Se lleva a cabo sobre medidas concretas, tratando de alcanzar metas parciales, que en su conjunto permiten alcanzar los objetivos globales. Duración: 3-5 años. Programa.
- Planificación Operativa (también llamada de Acción). Permite obtener objetivos específicos. Hace posible la materialización del plan de desarrollo de una organización, a tra´ves los proyectos aprobados por la misma, para un determinado periodo de tiempo. Duración: 1 año. Proyecto.
1.1 Los elementos de la Planificación
- El Plan. Es el concepto de planificación más general que define las políticas y estrategias de desarrollo que permiten transformar una situación. Un Plan se articula en Programas y, estos a su vez en Proyectos.
- El Programa. Es la articulación de un grupo de proyectos que apuntan al mismo objetivo, lo cual implica una solución más global para la solución de los problemas (un Proyecto sería una solución parcial). Un Programa puede definirse como un conjunto organizado e integral de proyectos. El Programa puede ser secotiral, territorial o poblacional. Es recomendable que la focalización sea considerada con carácter integral.
- El Proyecto. Es un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a conseguir unos resultados para mejorar o transformar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados. El Proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental.
2. TIPOS DE PROYECTOS
- Proyectos de Cooperación al Desarrollo.
- Su fin es transformar la realidad que afecta a un colectivo humano -beneficiarios- para mejorar su situación y contribuir al progreso de su entorno. Estos proyectos conllevan tener en cuenta los fines que se pretenden conseguir y los medios adecuados para lograrlo.
- Características que definen un Proyecto de Cooperación: transforma una realidad, aborda un problema existente y trata de mejorar la situación; va dirigido a un colectivo humano; tiene un objetivo concreto y bien definido; tiene una limitación en el tiempo y geográfica; cuenta con unos determinados recursos; tiene unos costes preestablecidos; sus efectos deben tener una continuidad en el tiempo.
- Categorías, según el CAD, de los proyectos de cooperación al desarrollo
- proyectos sectoriales o multisectoriales
- proyectos productivos o no productivos
- macroproyectos o microproyectos
- proyectos flexibles o rígidos
3. FACTORES QUE GARANTIZAN EL ÉXITO DE UN PROYECTO
El éxito de un Proyecto está asociado con los factores de calidad del mismo, como los siguientes:
- Pertinencia: es el grado en el que los problemas de los beneficiarios serán atendidos
- Eficacia: es el grado en que se alcanzan los objetivos y resultados propuestos, en el tiempo previsto y con la calidad deseada. Significa la indagación para valorar las posibilidades de lograr el objetivo del proyecto. Un proyecto es eficaz en la medida en que deja capacidades instaladas en los beneficiarios y en la institución ejecutora.
- Eficiencia: es la comparación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados; muestra el grado en que se cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible.
- Viabilidad: define si puede llevarse a cabo el proyecto. Sólo puede ser verificada cuando el proyecto a llegado a su fin.
- Sostenibilidad: se refiere a la continuidad de las acciones y los beneficios del proyecto después de finalizada la fase de cooperación.
4. FASES DEL CICLO DEL PROYECTO
Identificación -------> Formulación o diseño ---------> Ejecución y Seguimiento --------> Evaluación
Las otras fases complementarias o periféricas son la programación y la financiación.
Identificación: Se lleva a cabo la labor de recogida e interpretación de datos, se detectan los problemas, carencias o necesidades, y se estudian las alternativas para la solución del problema planteado. Es el momento de la gestación del proyecto y está orientada a sentar las bases del mismo.
Supone contextualizar y madurar la idea de aquello que se puede, se desea y es necesario hacer.
Pretende dar respuesta a las siguientes preguntas: qué está sucediendo, por qué está sucediendo, a quién afecta el problema, cómo les afecta, qué nueva situación queremos alcanzar, cómo podemos hacerlo.
Se interpreta, de la manera más objetiva posible, la realidad que interesa transformar. A través de este análisis se definen los problemas prioritarios, causas, efectos, áreas de intervención y eventuales soluciones a los problemas. Hay que mostrar, con datos que lo avalen, la realidad sobre la que vamos a intervenir.
En esta fase hay que tener claros los medios que vamos a emplear para recopilar la información y los criterios que vamos a emplear para analizarla.
Para analizar la información de la que disponemos, utilizamos el método del EML (Enfoque del Marco Lógico) que nos permite hacer un análisis de participación, análisis de problemas, análisis de objetivos, análisis de las alternativas y análisis de estrategias. El EML es un método de planificación por objetivos. La herramienta que obtendremos al final de todo el proceso del EML es la Matriz de Planificación del Proyecto; es un cuadro donde queda especificada la alternativa seleccionada como más adecuada para conseguir los objetivos, los parámetros de control oara determinar el logro de los objetivos, las fuentes de verificación, y los factores riesgo externo que pueden afectar al proyecto.
En esta fase se concreta el modo en que vamos a actuar así como las posibilidades de conseguirlo.
Formulación o Diseño: Se selecciona la alternativa más adecuada para conseguir el objetivo previsto; se planifican y organizan todas las actividades y recursos disponibles y se establecen las garantías para que el proyecto consiga su objetivo y perdure en el tiempo. En esta fase se define la matriz de planificación del proyecto y la programación de actividades y recursos. La formulación debe tener una consistencia lógica, es decir, si las actividades planteadas permiten cumplir los resultados y si estos contribuyen a lograr el objetivo.
Esta etapa trata de avanzar a partir de los análisis efectuados en la etapa anterior (identificación). Consiste en organizar los resultados obtenidos en el proceso de identificación, estableciendo estrategias, plazos, recursos, costes, etc.
Supone responder a las siguientes preguntas: Qué, Por Qué, Para Que, Cuánto, Dónde, Cómo, Cuándo, A quiénes, Quiénes, Con Qué.
- QUÉ se quiere hacer: definición clara y precisa del problema social. Recolectar y analizar toda la información disponible. Debemos contrastar lo que nosotros consideramos un problema, con la percepción que de esta situación tiene la población afectada. Se debe hacer una detallada observación de la realidad y recopilar la mayor cantidad de antecedentes. Se debe explicar la prioridad o urgencia que los problemas tienen y fundamentar o justificar la necesidad de invertir recursos para su solución. Debe ser una soolución adecuada, pertinente y viable.
- POR QUÉ se quiere hacer: Una vez identificada la situación problema, se deberán razonar el por qué se quiere intervenir, exponiendo la principales causas y efectos que tiene ese problema. para los sujetos involucrados; se trata de establecer las razones que justifican la realización del proyecto. Hay que destacar dos aspectos fundamentales: la prioridad y urgencia y la justificación de la propuesta de solución adoptada así como las posibles alternativas.
- PARA QUÉ se va a hacer: exponemos la finalidad del proyecto y los impactos o efectos esperados con el mismo. Para definir las finalidades de un proyecto, es necesario aclarar la justificación del proyecto y los objetivos perseguidos.
- los objetivos tratan de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Expresan los logors definidos que se busca alcanzar.
- efectos del proyecto: objetivos que se espera alcanzar
- impacto del proyecto: a qué fin contribuirá el proyecto si se desarrolla con éxito.
El logro de los resultados depende de la realización de las actividades; estos resultados pueden ser resultados materiales o servicios prestados.
- CUÁNTO SE QUIERE HACER, para que los objetivos tengan un carácter operativo hay que traducirlos en logors específicos, o sea, hay que indicar cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, en un plazo determinado y en un ámbito determinado.
- DÓNDE se va a hacer: Determinar el emplazamiento donde se ubicará. Hay que definir los lugares donde se va a implantar el proyecto. La cobertura espacial consiste en determinar el área a la que prestará servicios. Se tiene en cuenta el área de influencia del proyecto señalando el alcance de los servicios prestados.
- CÓMO se va a hacer: Especificar el instrumental metodológico y técnico que se usará para realizar las diferentes actividades.
- CUÁNDO se va a hacer: Determinación de la duración de cada una de las actividades mediante un cronograma de actividades.
- A QUIÉNES va dirigido: Identificar el grupo social que sufre el problema. Describir quiénes serán los beneficiarios directos e indirectos del proyecto
- QUIÉN lo va a hacer: y las funciones de cada uno.Informar sobre la organización, situación jurídica y administrativa, estructura, personal, etc. Se trata de informar acerca de las instituciones que serán las responsables de la planificación y ejeución del proyecto.
- CON QUÉ se va a hacer: Debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, es decir, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
Para que el proyecto tenga más posibilidades de éxito debería ser flexible.
Durante la etapa de ejecución del proyecto tendremos presente la puesta en marcha del Plan Operativo o Plan de Acción, que será la herramienta que guiará las actividades que hay que llevar a cabo. El Plan Operativo analiza todas las actividades el proyecto, sus participantes, el cronograma de actividades y todos los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
En cuanto al seguimiento del proyecto no debemos perder de vista los indicadores y las fuentes de verificación que nos servirán para hacer los informes de seguimiento que hay que presentar periódicamente a nuestros financiadores.
La etapa de jecución es la fase más práctica del ciclo de un proyecto pues es en la que en mayor medida se actúa sobre la realidad que se quiere trasnformar. En esta etapa es cuando se movilizan los recursos, se realiza el gasto, se llevan a cabo las actividades, se obtienen los resultados, y se alcanzan los objetivos.
El monitoreo permite verificar el progreso y la condición de un proyecto y modificar su plan operativo; es una actividad interna realizada por el equipo del proyecto a lo largo de la ejecución del mismo.
Al hablar de seguimiento nos referimos a la necesidad de disponer de informaciones sobre qué actividades se están ejecutando y de qué manera y qué tipo de acciones hay que poner en marcha para corregir y anticipar desviaciones. Es, por tanto, un sistema de información y toma de decisiones que permite comparar lo planificado con lo realmente ejecutado, y es una base para reconducir la intervención.
El nivel básico de análisis se centra en las actividades; se preocupa sobre "qué hace" y "cómo lo hace". El seguimiento debe apreciar que la acción se desarrolla según las previsiones, y si fuese necesario enderezarla; este proceso permite reconducir desviaciones en la ejecución del proyecto, apuntar correcciones y proponer e incorporar ajustes en relación a lo programado.
Herramientas que usaremos en el seguimiento: informes periódicos suministrados por la dirección del proyecto; fichas de situación de stock, de crédito, etc; documentos contables y de gestión; visitas de supervisión al terreno; constatación de actividades y resultados; entrevistas con responsables de las diferentes áreas y formularios específicos diseñados para el seguimiento.
Entre los indicadores que podemos utilizar en el seguimiento de un proyecto, destán los siguientes:
- indicadores económicos: relativos a la evolución de los costos del proyecto, así como su rentabilidad.
- indicadores de funcionamiento o de organización
- indicadores técnicos
- indicadores de impacto social
- indicadores de impacto ambiental
La evaluación: Es el examen independiente y objetivo -realizado durante el proyecto o una vez finalizado- del contexto, objetivos, resultados, actividades y medios usados, efectuado para sacar conclusiones extrapolables.
Se deben analizar las repercusiones -deseadas o no.- del proyecto; su contribución al objetivo general y su grado de realización con respecto al objetivo específico y a los resultados. Se deben hacer recomendaciones, bien para la misma acción o proyectos análogos en el futuro.
En esta fase se trata de hacer una interpretación, analizando el grado de consecución de los resultados y las desviaciones con respecto a lo programado. Se analizan: los efectos o impactos, la eficacia, eficencia y pertinencia del proyecto, verificación de los logros y las lecciones aprendidas, recomendaciones y acciones correctivas y retroalimentación a otros proyectos.
Diferencias entre Evaluación y Seguimiento
El Seguimiento se ocupa de qué estamos haciendo y cómo; la Evaluación pone su atención principal en qué estamos logrando.
El Segumiento es una función continua -durante la ejecución-; la Evaluación se concentra en momentos puntuales.
El Seguimiento es una función esencialmente interna; la Evaluación suele tener un carácter externo.
El Seguimiento cubre un periodo breve de tiempo, las Evaluaciones tienen una perspectiva de más largo plazo.
El Seguimiento está vinculado a la ejecución. La Evaluación se puede realizar antes, durante o después de la ejecución.
El Seguimiento centra su atención en las actividades; la Evaluación pone especial énfasis en los objetivos.
Tipos de Evaluación
según la etapa del proyecto en la que se lleva a cabo
El Seguimiento se ocupa de qué estamos haciendo y cómo; la Evaluación pone su atención principal en qué estamos logrando.
El Segumiento es una función continua -durante la ejecución-; la Evaluación se concentra en momentos puntuales.
El Seguimiento es una función esencialmente interna; la Evaluación suele tener un carácter externo.
El Seguimiento cubre un periodo breve de tiempo, las Evaluaciones tienen una perspectiva de más largo plazo.
El Seguimiento está vinculado a la ejecución. La Evaluación se puede realizar antes, durante o después de la ejecución.
El Seguimiento centra su atención en las actividades; la Evaluación pone especial énfasis en los objetivos.
Tipos de Evaluación
según la etapa del proyecto en la que se lleva a cabo
- Evaluación previa, se realiza sobre el documento del proyecto y su calidad técnica. Es como un filtro previo a la ejecución. Nos dará información significativa para tomar la decisión sobre si el proyecto debe o no ejecutarse.
- Evaluación intermedia, llevada a cabo durante la ejecución, sirve para identificar problemas reales o potenciales y, si procede, hacer modificaciones. Este tipo de evaluación se realiza por iniciativa de las agencia donantes.
- Evaluación final, evaluación de cierre o terminal, sirve para valorar el desempeño global de un proyecto cuya ejecución ha finalizado y extraer las correspondientes enseñanzas. Se elabora un informe final que recoge las conclusiones de todo el proceso de intervención. En este tipo de evaluación predomina sobre todo el enfoque de control y rendición de cuentas.
- Evaluación posterior, ex post o a posteriori (o evaluación de impacto). Se realiza cuando ha pasado cierto tiempo después de finalizada la ejecución, para estimar la dimensión de la intervención, con particular atención a los impactos y la viabilidad o sostenibilidad del proyecto.
según los actores que participan
- evaluación externa
- evaluación interna
- evaluación mixta
- evaluación participativa
